Kollaborationssoftware ermöglicht das gemeinsame Arbeiten von Teams über das Internet: Die Daten werden in der Cloud gespeichert und können von den Teammitgliedern jederzeit abgerufen werden. Ein Überblick über drei mögliche Lösungen.
Autor: CHRISTOPH BENDER
Kollaborationssoftware ist Software für Teams, deren Mitglieder auf dieselben Dokumente, Kontakte und Kalender zugreifen wollen. Die Microsoft-Lösung dafür heißt „Microsoft 365“ – ehemals „Office 365“, die von Google „Google Workspace“ – ehemals „G-Suite“. Darüber hinaus gibt es diverse andere Lösungen wie die Open Source-Software „Open-Xchange“. Doch welche ist die beste?
Die gute Nachricht ist zunächst: Gemeinnützige Vereine können kostenfreie und vergünstigte Hard- und Software über die Website www.stifter-helfen.de beziehen. Dafür sind eine Bescheinigung der Gemeinnützigkeit und eine Registrierung bei stifter-helfen.de nötig.
Microsoft 365 und Google Workspace haben gegenüber der Open Source-Software Open-Xchange den Vorteil, dass keine Installation nötig ist und das Einrichten und Administrieren leichter ist. Ferner geht bei Microsoft und Google die Kontaktverwaltung leichter, der Kalender ist übersichtlicher und die Dokumentenverarbeitung funktioniert besser.
Bei der E-Mail-Funktion überzeugen alle drei Lösungen gleichermaßen. Bei Filesharing haben Google und Open-Xchange mehr zu bieten als Microsoft. Notizen, Formulare und Chats sind bei Open-Xchange im Gegensatz zu Microsoft und Google nicht möglich. Damit fehlt bei Open-Xchange viel. Im direkten Vergleich von Microsoft 365 und Google Workspace ist aus meiner Sicht die Google-Lösung aufgrund der einfacheren Administration die bessere Variante.
Für die Anforderungen der Vereinsverwaltung wie Mitglieder verwalten, Eintritte, Austritte, Beiträge, Serienbriefe, Online-Aufnahmeformulare und Buchhaltung eignen sich weder Microsoft 365 noch Google Workspace oder Open-Xchange. Hierfür müssen Lösungen von Drittanbietern wie webling, easyVerein, Clubdesk oder Campai hinzugekauft werden.
Für Projektmanagement empfehlen sich die kostenfreien Tools Trello, Slack und Asana.
